如何成功召开一场产品发布会

每年的年初、国庆、年末往往是各大公司争相举办发布会的时候，各种新产品发布及签约会让人应接不暇。很多时候，我们只是一个去目睹大咖风采的参会者。如果有一天，老板让我们自己策划一场发布会时，我们该怎么办呢？

个人从事企划工作近二十年，活动经验丰富，而发布会是最常见一种活动，一场新品发布会的成功，会对未来一年企业经营状况产生很大的影响，所以发布会的筹办在各类企业活动中是非常重要的一类活动。筹办发布会，个人总结了一个方法，那就是强化4大核心和2大辅助：4个核心指的是发布会主题、嘉宾邀约、流程安排和媒体发布。整场发布会围绕这这4个核心直接决定了发布会的档次和受欢迎程度，因此非常重要。2大辅助：现场视觉辅助和产品展示辅助。

发布会主要分为三大类：产品发布会、战略合作签约发布会、行业发布会

发布会时间一般为1.5-2小时左右，开始时间一般是上午的10:00-下午的15:00.一般在发布会上都会对企业特色、成就进行介绍。

产品发布会是很多企业都会用到的，一般企业内的主导部门主是企划部或者是产品所属的研发部门来组织及执行此项工作，多数情况下，很多企业会借助产品发布会同时做企业近期重大成果的宣传，下为策划及执行重要关注点。

前期准备

一、执行团队：（主要成员）

组长：确定执行本场活动的组织者，负责向上沟通企业最高负责人及安排发布会相关事宜。一般由负责产品研发部门最高负责人担任；

副组长：负责参与发布会、签约会合作单位的对接事务；

策划：负责对接活动公司相关事务及内部发布会所需资料供给活动公司；

宣传：负责发布会相关文案、主持词、领导发言稿的撰写及对接媒体发布。

二、主题确定：

发布会的主题决定着发布会热度及后期宣传搜索的关键词，主题制定要求必须贴合产品性质，价值点及未来发展趋势，同时发布的产品亦需要有靓点有特色，具行业前瞻性，在确定主题的同时，亦需要注意以下三部分内容同期确定。

1、产品信息：产品发布PPT比较重要，可以找专业制作PPT的商家进行优化，与发布会、企业主色调、现场场景契合；

2、签约合作：如果产品发布同时与企业签约，亦需筹备好相关签约内容；

3、企业展示：发布会现场亦是企业展示的重要场景，展示内容需提前确定安排

三、嘉宾安排：

1、邀约嘉宾：邀约嘉宾的咖位直接决定了发布会的档次和吸引力，一般情况下邀约人员为：本行业中知名领导、行业协会领导、合作单位领导等（现场参与的人数决定酒店定位置的多少，发布会伊始需要测算参会人数，以确定所定场地大小；

2、领导发言：确定需要发言的行业领导，负责宣传人员需要提前收集领导发言稿，用于发会会当天稿件的发布，及领导提词卡的制作；

3、领导位次：现场座位安排形式及领导位次均需要与企业负责人沟通确定，同时用EXCEL将位置表排好，参会人员制作台签，会议当天按座次表摆放；

4、领导宴饮：一般发生在发布会开始前或开始后，可增加本地区特色休闲娱乐项目做补充，同时可附赠具企业特色定制类小礼品配合企业宣传；

三、场地选择

可以根据发布会的规模、档次、行业属性来选择合适的场所，既可以选择室内，也可以选择室外。为了方便来宾的到访，发布会的场地还需考虑到周边的交通及住宿等条件。此外，场所的选择还应考虑到发布会布置、内容的需求，如背景板、显示屏、舞台等设施的空间范围，建议与活动公司沟通后共同选定。

注意点一：前期场地的选择决定了发布的档次及现场布置内容，务必在活动策划伊始就对场地进行选择和预订；

注意点二：现场布置阶段，布置内容包括人员出入导向指示、签到板、企业宣传版、发布会内容简介板、合作单位展示板，灯光、音乐、舞台布置、主背景画面嘉宾坐次，台签等。

四、活动公司

1、活动公司选定原则：有类似活动执行经验，具整体策划执行能力，所做方案与企业需求贴近。

2、费用的确定：当费用充裕，企业对现场要求较高，且企业无相关执行人员时，可优选活动公司全权代理。费用不足时，可采用相互协作的方式进行，协作原则是：活动公司保证基础的主背景、舞台、灯光、现场布置内容，其它如灯光、音效、水牌、台签等小物可由公司自主解决或可借用酒店的一部分，确保必须的物料有即可。下附物料清单。

五、前期宣传

前期宣传内容一般包括：倒计时海报、媒体发文预热、产品优秀功能点视频、H5、邀请函等，倒计时海报一般情况下周期为3天，邀请函一般提前一周预约领导时间。其他根据实际情况进行判断即可。

倒计时：倒计时一般为3或7天的，此阶段重要嘉宾和大咖的邀约基本可以确定，可对重要嘉宾进行展示介绍或大咖的形象海报。

现场布置：现场布置凸显企业特色，主题为显示的主要内容，其他显示元素为企业VIS中元素应用，用企业本年度重要成绩的展示等，包括：签到墙、形象展示墙、合作单位展示墙、邀约到的重要嘉宾、大咖展示等

发布内容PPT：这个的重要性就不讲了，如果本公司工作人员实在做不好，建议找专业人士设计，务必做到符合企业特质，播放时的助手也很重要。

六、现场管控

现场管控的硬件配备重点在发言嘉宾、主持人、灯光、音乐，关键还是流程的设计和控制。

发言嘉宾：发言稿件及PPT需要提前进行沟通及内部审核过稿，避免出现意外。同时嘉宾发言稿提前提供的好处在于方便内部新闻稿的提前准备

主持人：合适的主持人是发布会的灵魂，可以让发布会更加生动，具节奏感，主持人选择方向与发布会所属行业及发布对象有很大关系，一般选择具类似经验主持人，如果仅需一名主持人的情况下，建议选择男性，男性在控扬及应变上更优。在主持的过程中，也要留意现场的临时变化及意外，及时通知主持人。

发布会流程设计包括开场节目，主持人解说词、嘉宾出场次序、互动环节等，大部分的发布会不需互动环节。

灯光与音乐：主要起造势作用，好的灯光师和音乐调控可以在发布会伊始就起到震撼人心的作用。此部分的设计及管控不可少。

礼仪接送：礼仪的安排主要在签到时的引导及送入现场席位，

七、后期宣传

后期宣传主要形式为发布会新闻稿、短视频。 一般情况下，活动当日发生，当日新闻进行发布，发布的优先级为：行业媒体——大众媒体——个人媒体大V号——企业媒体号；短视频宣传可通过官方视频号，大V视频号等媒体或内部进行宣传。

现场直播：现场直播是一个非常重要环节，也是企业宣传的一部分，首先要选好直播的平台，一般情况下腾讯、凤凰网、抖音、快手等平台流量比较大的，都可以。在直接的过程中必须与合作单位协商好，重点直播那些内容，直播开始的时间和结束的时间都要管控好。

八、结束

合影问题：合影为两类，一类是过程中签约单位的合影，另一类为结束时主要领导合影和全体与会人员合影，关于合影的站位问题，前期布展时也需要沟通布展单位准备好合影相关设施。

人员疏散：引导主要嘉宾离场，安排人员送场

会后活动：宴饮或旅游活动安排，不再详述

活动结束后的复盘：费用情况，执行优缺分析等，为下次活动做准备