轻松掌握电子邮件发送技巧

是否需要撰写邮件？这是正式的沟通吗？你希望这次沟通具备商业效力和法律效力吗？是否能够保留下来供日后查询？如果你的回答是肯定的，那就选择发邮件。但请注意，涉及激烈讨论、争议性话题、复杂内容、敏感信息或机密事项时，不要使用邮件沟通。否则，这些内容可能会在未来成为证据材料。

如何撰写邮件？总体原则是：统一字体（推荐使用宋体、新宋体、Verdana 或 Arial），字号统一为五号或10号，颜色统一，杜绝错别字。尽量避免使用图表（如需使用，确保图表整洁），不使用表情符号。

一、附件部分

1. 附件命名应与邮件主题一致。若通过百度云发送，需注明链接和提取密码。

2. 注意事项：

（1）附件不宜过大；

（2）在正文部分明确指出附件内容；

（3）如为表格类附件，需提前调整格式，方便对方打印查看；

（4）若为特殊格式文件，应注明打开方式。

二、正文部分

1. 原则：每封邮件只围绕一个主题，每段内容仅阐述一件事，每段开头句应概括整段核心内容。语言应简洁明了，使用短句和简单词汇。

2. 称谓规范：

- 有明确职务者，称X经理；

- 无具体职务者，可称X女士、X先生；

- 对方职位较高或彼此不熟悉时，不使用英文名；

- 根据熟悉程度决定是否使用Dear + 姓名的方式；

- 姓名不使用红色字体，也不加框或圈注。

3. 结尾与签名：

- 结尾表达诚挚谢意；

- 祝愿语换行，空两格写顺利、商祺、春安、家人都好等；

- 署名部分另起一行顶格写姓名、职务、电话、地址等信息，字号应小于正文；

- 可设置多个签名档，根据情况灵活选用。

4. 正文结构分类：

- 需求类邮件：明确谁、什么事、什么时候、怎么做、为什么；

- 确认类邮件：用于接收并确认对方需求，保留记录；

- 反馈类邮件：表明已收到对方要求（重要文件应存档），反馈工作安排及进度；

- 通知类邮件：用于上传下达，无需回复；如需回复，请仅回复发件人；

- 请求支持类邮件：说明所遇问题、解决方案A及原因、解决方案B及原因，对比AB利弊，最后提出请求意见（也可只提一个方案）。

三、语言表达

1. 采用倒金字塔叙述方式，突出4W+H结构：

- 开头即概括：谁、什么事、什么时候、为什么、怎么做；

- 谁要明确任务归属；

- 什么事要表达清楚具体要求；

- 什么时候要设定明确时间限制（避免使用越快越好等模糊表达）；

- 怎么做要尽可能明确操作方法；

- 总体要求是讲清楚任务内容、具体要求和时间节点；

- 不讲道理、不带情绪（此项重复三次，以示强调）。

2. 语言通俗易懂：

- 举例说明：如公关部门与技术部门沟通时，避免说我要建博客，而应说：我们需要在一台与公司主营业务无关的服务器上，搭建一个拥有独立二级域名、使用WordPress平台、搭载MySQL数据库的小型网站。

四、标题部分

标题应简洁有力，具有概括性。例如：请审阅：M公司关于Y项目的方案。

五、收件人部分

1. 确定收件人名单前应提前沟通，不要在讨论陷入僵局时突然引入上级；

2. 多个收件人排序应按照职位高低顺序排列；

3. 关于发送、抄送、密送的区别：

- 发送：收件人需对邮件内容进行回复；

- 抄送：收件人可选择是否回复（跨部门协作时，建议抄送相关领导）；

- 密送：仅你与收件人知道邮件往来，其他收件人无法知晓。

六、发送邮件注意事项

- 发件人名称格式为单位名称-真实姓名；

- 使用公司域名邮箱发送。

七、回复邮件注意事项

- 应在收到邮件后两小时内回复，内容不少于10个字；

- 如暂时无法详细回复，可简短告知：来信已收到，将尽快回复，祝好；

- 如在休假中，应提前设置自动回复；

- 回复问题时，建议先复述问题，再给出答案；

- 区分回复与回复全部：回复仅针对发件人，回复全部将发送给所有相关人员。

八、邮件沟通未能解决问题怎么办？

- 不要在所有相关人员面前反复争论，应先内部讨论达成一致后再统一回复；

- 若邮件沟通难以推进，建议当面沟通解决。

九、邮件属于谁？

- 邮件是公司资产，公司有权查看员工的所有邮件内容。

以上内容从邮件撰写到发送、回复、管理等全过程进行了系统性指导，适用于各类正式沟通场景，有助于提升邮件沟通的专业性与效率。